Enterprise Service Management und Asset-Verwaltung an der Uni Wien
Wie die Uni Wien über 125 interne Teams in digitale Services eingeführt hat.
Von klassischen IT-Anfragen, über Genehmigungsworkflows bis hin zur Mikroskopverwaltung. Die Universität Wien hat mit Jira Service Management und Seibert Solutions eine zentrale Plattform für alle Fachbereiche aufgebaut.
Von der reinen IT zum Herzstück der digitalen Verwaltung
2016 startete die Universität Wien mit Jira Service Management – zunächst im eigenen Atlassian-Team, später im Zentralen Informatikdienst. Heute können alle Mitarbeitenden ein eigenes Service-Projekt beantragen – egal ob IT, Lehre oder Verwaltung. Über 125 Teams tun das bereits.
Seit der Einführung von Jira Service Management haben über 125 (Projekt)-Teams die Vorteile des Produktes schätzen gelernt und bilden ihre Use Cases darin ab. Mittlerweile sind wir bei der Abbildung von Arbeitsabläufen, die in anderen Tools nicht möglich sind, gelandet.“
Sophie Riegler | Product Ownerin
Zentraler Informatikdienst der Uni Wien
Was macht die Uni Wien besonders?
-
Nutzerzentrierter Ausbau
Kein Top-down, sondern Nutzung nach Bedarf
-
Beratung und Umsetzung
Technisch, strategisch und operativ. Mit dabei: Bestellworkflows, Genehmigungen, Helpdesks und viele weitere clevere Automatisierungen.
-
Große Bandbreite
Über 125 Teams arbeiten inzwischen mit Jira Service Management
Use Cases, die zeigen, was möglich ist
Die Uni Wien nutzt JSM nicht nur für klassische IT-Tickets. Es sind vor allem die „untypischen“ Use Cases, die das Projekt so besonders machen – und Seibert als Partner so wertvoll.
Beispiele aus der Praxis
Studienabschluss einreichen – digital
Kein Papier, keine Wege. Studierende reichen ihren Abschlussantrag online ein. Die Fachabteilung bearbeitet ihn direkt über ein Serviceprojekt.
Fahrzeugpool verwalten
Fahrzeuge werden direkt über JSM gebucht, verwaltet und gepflegt – mit Rollen- und Rechtekonzept, automatisierter Dokumentation und Benachrichtigungen.
Confluence-Bereiche per Formular anlegen lassen
Einfaches JSM-Formular → automatisierte Bereichs-Erstellung → sofort einsatzbereit. Spart Zeit und Aufwand für alle Beteiligten.
Genehmigungsworkflows in fünf Stufen
Dienstreisen, Förderungen oder IT-Bestellungen durchlaufen genau definierte Freigabeschritte – ganz ohne Mail-Chaos.
Mikroskopverwaltung & externe Anfragen
Geräte buchen, Berechtigungen vergeben oder Kontakte verwalten – alles läuft über benutzerfreundliche Formulare und strukturierte Workflows.
Aus dem Arbeitsbereich unseres Teams bietet die automatische Erstellung eines Confluence-Bereichs über ein JSM-Formular eine große Erleichterung in der Servicebetreuung. Aus dem Studierendenalltag wird in vielen Studiengängen […] die Einreichung zum Studienabschluss über JSM getriggert. Somit ersparen sich die Studierenden den physischen Weg zur richtigen Stelle an der Uni.
Andreas Bunzl | Product Owner
Zentraler Informatikdienst der Uni Wien
Wirkung, die sich messen lässt
aktive JSM-Projekte im Einsatz
Agents in einem neuen Projekt geplant
durch Konfiguration, Add-ons und Seibert-Consulting
durch leicht verständliche Workflows
Technische Highlights
Automatisierte Erstellung von Confluence-Bereichen
Genehmigungen durch Gruppenrollen
Geplante Synchronisation mit i3v (Verwaltungssystem)
Nutzung von JETI zur flexiblen Kommunikation und Eskalation
Vor der Einführung von Jira Service Management verliefen unsere Prozesse sehr manuell. Bei vielen Prozessen gab es diese eine Person, die unabhängig an mehrere Personen Emails schickt, auf deren Antworten wartet, diese weiterleitet etc. Seit der verstärkten Nutzung von Jira Service Management konnten wir zahlreiche Prozesse aus der Verwaltung der Uni Wien digitalisieren und optimieren.
Andreas Bunzl | Product Owner
Zentraler Informatikdienst der Uni Wien
Mehr als Berater – Seibert als Sparringspartner
Von der Auswahl der Tools über Custom Workflows bis hin zur Schnittstellenumsetzung – der zentrale Informatikdienst der Uni Wien arbeitet eng mit unseren Consultants zusammen.
Aktuell entsteht ein neues Projekt zur Verwaltung externer Personen – mit bis zu 200 Bearbeitenden. Jira Service Management wird damit zur zentralen Plattform für noch mehr Bereiche der Universität. Das zeigt: Die Uni Wien geht auch die komplizierten Themen an. Mit Seibert an ihrer Seite.
So arbeiten wir zusammen:
- Wöchentliche Check-ins mit festen Ansprechpartner*innen
- Begleitung neuer Use Cases mit technischer und methodischer Expertise
- Workload-Aufteilung und Projektleitung durch Seibert
- Schulungen und Trainings über Seibert Academy & individuelle Formate
Bei schwierigeren oder neuen Themen wie beispielsweise Schnittstellen nehmen wir gerne einen unserer Consultants direkt zum ersten Termin mit den Kolleg*innen mit, um von Anfang an die bestmögliche Expertise zu haben.
Sophie Riegler | Product Ownerin
Zentraler Informatikdienst der Uni Wien
Neugierig, was bei euch möglich wäre? Lass uns über euren Anwendungsfall sprechen!
Ob ITSM, Entrprise Service Management, Asset-Management oder ganz neue Prozesse – Jira Service Management bietet viel mehr als Ticketbearbeitung. Und Seibert hilft euch, das Potenzial voll auszuschöpfen.
Kostenlos beraten lassen
Erhalte:
- eine neutrale Ersteinschätzung deiner Situation
- Impulse zu Tools, Workflows & passenden Lösungen
- erste Lösungsansätze, wie dein Team strukturiert loslegen kannst
Weitere Inhalte für dich
Wir freuen uns auf deine Nachricht
